Mẹo làm việc ít, hiệu quả nhiều, bớt căng thẳng ai cũng cần biết

Có những người luôn luôn có thể hoàn thành tất cả mọi thứ mà hiếm khi có vẻ căng thẳng. Đây là những người trong công ty của bạn được coi là siêu nhân

Bạn có thể đã từng cảm thấy không đủ thời gian cho một ngày khi nhảy hết từ công việc này đến công việc khác, từ sáng đến chiều nhưng lại cảm thấy thất vọng về cuối ngày. Khi bạn cố gắng thư giãn, trong đầu bạn cũng chỉ tập trung về những việc bạn phải làm sau đó. Bởi lịch trình công việc quá bận rộn nên bạn sẽ làm tất cả mọi thứ với chỉ 50% hiệu quả. Theo thời gian, điều này dẫn đến những tổn hại về hiệu quả và kỹ năng làm việc của bạn. Bạn bắt đầu trở nên quá tải, và chẳng bao lâu bạn bỏ bê những thứ như các cuộc họp email và nhân viên.

Câu hỏi đặt ra là tại sao những nỗ lực không mang lại kết quả tương đương như khi nó hiện lên trong tâm trí của bạn. Bạn đang cố gắng để trở nên hiệu quả nhưng mỗi bước tiến về phía trước lại kéo bạn lùi lại 2 bước.

Điều tồi tệ nhất là bạn nhìn thấy những người khác trong tổ chức của bạn luôn luôn có thể hoàn thành tất cả mọi thứ. Họ hiếm khi có vẻ căng thẳng, nhưng họ luôn luôn hoàn thành công việc. Đây là những người trong công ty của bạn được coi là siêu nhân. Dưới đây là 3 cách mà những người này quản lý thời gian của họ. Hãy thử kết hợp lời khuyên này trong lịch trình hàng ngày của bạn để cải thiện công việc của mình.

1. Tập trung vào các nhiệm vụ chính

Khi chúng ta lớn lên, mọi người luôn nói rằng chúng ta có thể làm bất cứ điều gì. Hay khi bạn xem những video truyền cảm hứng, chúng luôn nhấn mạnh nguyên tắc làm viêc vô lý này. Điều này đem đến cho chúng ta cảm giác rằng bằng cách không làm việc 24/7 chúng ta sẽ không thể thành công như các doanh nhân.

Trong thực tế, những người đang có hiệu quả nhất lại chỉ cần tập trung vào việc chăm sóc trong những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu. Những người đưa ra lời khuyên để nói có với tất cả mọi thứ, trong khi thực tế việc hiệu quả nhất nói không với hầu hết mọi thứ. Điều này làm cho lịch trình một ngày của họ chỉ tập trung vào những gì quan trọng mà họ cần thực hiện.

Khi bạn thức dậy vào buổi sáng, hãy viết ra những mục tiêu quan trọng nhất trong ngày. Nếu mọi thứ khác đến, hãy nói không hay chuyển giao chúng cho người khác. Thành công của bạn trong ngày nên được dựa trên những gì bạn đã viết xuống. Làm tốt một số việc sẽ tốt hơn nhiều so với thực hiện mức trung bình tất cả mọi thứ.

2. Đôi khi cũng cần phá kỷ luật

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng bạn chỉ có nhiều thứ khi giữ tính kỷ luật. Tuy nhiên nếu bạn lạm dụng nó, cuối cùng bạn sẽ mất chúng. Bởi vì điều này, điều quan trọng là bạn phải dành thời gian để thư giãn và tái tạo năng lượng. Một ví dụ hoàn hảo là những người ăn uống lành mạnh. Khi bạn hỏi phần lớn họ đều cho biết họ kết hợp một số loại bữa ăn không lành mạnh hoặc có những ngày không quy củ trong chế độ ăn uống của họ. Điều này là để họ có thể đáp ứng những ham muốn của họ và nạp lại kỷ luật của họ trong tuần tới.

Để làm được điều này trong kinh doanh, hãy cân nhắc một ngày trọn vẹn bạn không trả lời email. Một xem xét việc trọn một ngày mà bạn không trả lời email của bạn. Một ý tưởng khác là đặt ra những khoảng thời gian trong ngày làm việc chỉ dành cho gia đình hoặc bạn bè của bạn. Những điểm phá nhỏ trên chặng đường dài sẽ cứu giúp tính kỷ luật và tránh cho bạn bị kiệt sức.

3. Cắt giảm lãng phí thời gian

Hãy nghiên cứu kỹ lịch trình của bạn. Bạn có bất cứ cuộc họp mà dường như quá dài hay những cuộc gọi điện thoại mà không có mục đích? Đây là ví dụ hoàn hảo của việc lãng phí thời gian. Một cách để thoát khỏi những là phải có một chương trình làm việc rõ ràng cho mỗi cuộc họp bạn tham gia. Một cách khác là cố gắng đẩy đi những cuộc họp không cần thiết và những cuộc gọi điện sang thư điện tử.

Cuối cùng, loại bỏ lãng phí thời gian cho đi trong cuộc sống cá nhân của bạn. Chúng ta đều có những người bạn, những người không làm gì ngoài việc tung tin đồn, buôn chuyện. Đây là chính là loại người hút thời gian của bạn nhanh nhất. Thay vào đó, hãy thử vây xung quanh mình những người được định hình tính cách như bạn vốn có. Họ sẽ giữ cho năng lượng của bạn tăng lên, và sẽ làm cho việc dành thời gian dành họ trở nên đáng giá.

 Theo Trí Thức Trẻ/Inc.

10 “chiêu” để hoàn thành công việc nhẹ nhàng hơn

Đây là 10 “bí kíp” có thể giúp bạn hoàn thành các công việc trong ngày một cách tốn ít năng lượng nhất, và kết thúc mỗi ngày một cách thư thái nhất.

1. Chỉ làm mỗi lúc một việc. Cách này sẽ giúp bạn giải quyết mọi công việc cần làm theo cách bớt căng thẳng, rối ren và tốt hơn nếu so với cách giải quyết nhiều việc một lúc. Khi cảm thấy căng thẳng, quá tải, hãy tự nhủ điều đơn giản này để tìm lại sự tập trung và mạch lạc bên trong.

2. Giữ không gian làm việc giản lược tối thiểu. Cách này giúp bạn giữ tập trung hơn và tư duy cũng sáng rõ hơn. Một không gian làm việc chỉ gồm bàn, ghế, laptop và một cốc nước hay tách trà sẽ giúp bạn chú ý hơn vào công việc.

3. Đi chậm. Có một cách hay để làm việc tập trung là đi chậm hơn một chút so với tốc độ thông thường. Làm việc ở nhịp độ chậm hơn cũng giúp bạn nhẹ nhõm và giảm bớt ý muốn trì hoãn.

4. Lược bỏ bớt. Đừng làm mọi thứ chỉ vì thấy “nên làm” hoặc vì đã luôn như thế. Thi thoảng hãy tự hỏi có việc gì trong ngày hay tuần này mình có thể bỏ qua mà không sợ hệ lụy? Việc đặt câu hỏi như thế giúp bạn giải phóng thêm năng lượng và thời gian. Luôn có khoảng trống trong đời sống để đơn giản hóa thông qua việc loại bỏ bớt.

5. Làm tới nơi, chơi tới bến. Áp dụng cách này sẽ giúp bạn có tinh thần sắc bén và đầy ắp năng lượng cho suốt ngày và tuần làm việc. 

Bạn có thể để chuông hẹn thời gian làm việc tập trung trong khoảng 45 phút. Trong lúc ấy, bạn chỉ tập trung cho một việc. Như thế, mọi sự dễ chịu hơn vì bạn biết bạn chỉ phải làm việc đó trong khoảng thời gian có hạn. 

Khi chuông reo vang, bạn có thể tạm nghỉ 5-15 phút. Trong lúc nghỉ, bạn nhấm nháp thứ gì đó, đi dạo một chút hoặc ngả lưng trên ghế và nhắm mắt lại.

6. Đừng tự căng thẳng khi mọi việc không theo dự kiến. Thay vì thế, hãy thương yêu bản thân và tự hỏi: “Tôi có thể học được điều gì từ việc này?”. 

Vận dụng những điều học được đó để làm mọi việc tốt hơn và tránh lặp lại sai lầm trong tương lai. Cách sử dụng thời gian như thế hữu ích hơn là ngồi tiếc nuối, than thở vì những việc không thể thay đổi.

7. Kiểm tra email và những cái khác trên mạng vào cuối ngày làm việc. Hoặc chí ít là sau vài giờ kiểm tra một lần. Đừng bắt đầu ngày mới với các email - nếu có thể - vì nó sẽ tạo thêm căng thẳng, giảm bớt nguồn năng lượng và tập trung vốn có hạn của bạn ngay lúc đầu ngày. Nó cũng khiến bạn không có đủ thời gian để giải quyết những việc quan trọng nhất nếu bị phân tán quá nhiều vì email.

8. Hạn chế lượng thông tin “nhập vào” mỗi ngày. Hãy thường xuyên hủy bỏ đăng ký với các blog, các podcast, diễn đàn và thư báo tin không mấy giá trị. Chỉ giữ lại những bản tin tốt, hữu ích, vui vẻ và truyền cảm hứng nhiều nhất. Cách đơn giản này giúp giải phóng khá nhiều cả về thời gian và độ tập trung. 

9. Hỏi bản thân mỗi ngày những câu giúp tập trung hơn. Chuyện bạn bị xao nhãng có thể dễ dàng xảy ra trong ngày. 

Để giữ và trở lại tâm thế tập trung, hãy hỏi mình những câu như: Việc quan trọng nhất tôi cần làm ngay bây giờ là gì? Tôi sẽ làm gì nếu chỉ có 2 giờ làm việc hôm nay? Nếu muốn, bạn có thể viết ra những câu hỏi này lên giấy nhắc và đặt chúng ở chỗ bạn không thể không thấy suốt ngày.

10. Chỉ tập trung vào chuyện “làm thế nào” và đừng mất nhiều thời gian cho những giả định “nếu… thì…”. Đừng để bản thân bế tắc trong các so sánh phân tích.
Việc suy nghĩ quá nhiều trong lo lắng và thiếu tự tin thường bắt nguồn từ những suy nghĩ tiêu cực. Thay vì thế, bạn hãy tập trung vào những gì có thể làm, hành động có thể thực hiện để tiến về phía trước. 

Làm cho bản thân mạnh mẽ hơn bằng cách tự hỏi: Bước nhỏ nào hôm nay tôi có thể làm để tiến gần hơn về mục tiêu của mình và thoát khỏi tình huống này?

Theo Doanh Nhân Sài Gòn 

>> 20 phút mỗi ngày

Đa năng bất lợi

Các nghiên cứu mới cho thấy, đa năng không phải là ưu điểm mà ngược lại nó gây hại đến hiệu suất làm việc và thậm chí là sức khỏe của bạn.

Nghiên cứu được tiến hành tại Đại học Stanford phát hiện ra rằng đa nhiệm sẽ kém hiệu quả hơn so với làm một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm.

Các nhà nghiên cứu cũng cho thấy những người thường xuyên bị tấn công dồn dập bởi nhiều luồng thông tin điện tử khác nhau không thể chú ý, nhớ lại thông tin, hoặc chuyển đổi từ việc này sang việc khác như những người chú ý vào một nhiệm vụ tại một thời điểm.

Có phải là một kỹ năng đặc biệt?

Nhưng nếu một số người được trời phú cho khả năng đa nhiệm thì sao? Các nhà nghiên cứu tại ĐH Stanford đã so sánh nội trong nhóm người có xu hướng đa nhiệm vốn tin rằng việc này sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Các nhà khoa học nhận thấy rằng cùng một lúc, những người đa nhiệm ở mức cao làm việc kém năng suất hơn những người ít đa nhiệm hơn.

Họ làm việc kém vì họ gặp vấn đề với việc sắp xếp các suy nghĩ cũng như lọc ra những thông tin không thích hợp, và họ chậm hơn khi chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

Đa nhiệm làm giảm năng suất và hiệu quả vì não bộ của bạn chỉ có thể tập trung vào một thứ mỗi lúc. Khi bạn cố làm cùng lúc hai ba việc, não bộ sẽ giảm bớt đi khả năng tập trung cho mỗi việc và kết quả là bạn không làm được gì hoàn hảo.

Nghiên cứu cũng cho thấy rằng, ngoài việc làm bạn chậm lại, đa nhiệm còn làm giảm chỉ số IQ của bạn. Một nghiên cứu tại Đại học London phát hiện ra rằng những người làm việc nhiều việc cùng lúc thì chỉ số thông minh giảm ngang với mức của những người từng hút cần sa hoặc đã thức suốt đêm.
Chỉ số IQ của nam giới đa nhiệm sẽ giảm khoảng 15 điểm! Tức là trí thông minh của bạn lúc đó chỉ tương đương với một đứa trẻ 8 tuổi.

Vì vậy, lần sau nếu bạn định viết mail cho đối tác khi đang họp, hãy nhớ rằng khả năng nhận thức của bạn lúc đó chỉ ngang tầm một học sinh cấp 2.

Đa năng khiến não bộ bị ảnh hưởng

Lâu nay người ta vẫn tin rằng sự suy giảm nhận thức do đa nhiệm chỉ là tạm thời, nhưng nghiên cứu mới đây công bố một sự thật khác.

Các nhà nghiên cứu tại Đại học Sussex ở Anh so sánh lượng thời gian mọi người sử nhiều thiết bị khác nhau (chẳng hạn như nhắn tin trong khi xem truyền hình) để quét MRI não bộ của họ.

Kết quả cho thấy những người đa nhiệm có mật độ não ở khu vực vòng cung vỏ não trước ít hơn. Đây là khu vực chịu trách nhiệm về sự đồng cảm cũng như kiểm soát chức năng nhận thức và tình cảm.
Vẫn còn cần nhiều nghiên cứu để củng cố xem đa nhiệm có phải là nguyên nhân gây tổn hại não bộ hay không, nhưng rõ ràng rằng đa nhiệm có tác động tiêu cực (nghiên cứu hiện nay mới chỉ là phát hiện tổn thương não ở người đa nhiệm.)

Nhà thần kinh học Kep Kee Loh, tác giả chính của nghiên cứu, giải thích: "Điều quan trọng nhất là biết được rằng cách chúng ta tương tác với các thiết bị có thể thay đổi cách chúng ta suy nghĩ. Ngoài ra, những thay đổi này có thể xảy ra ở cấp độ cấu trúc não . "

Đa nhiệm không phải là một thói quen mà bạn nên duy trì. Nó chắc chắc làm bạn chậm lại và làm giảm chất lượng công việc. Cho dù mức độ đa nhiệm của bạn không khiến não bị ảnh hưởng gì thì đa nhiệm chỉ khiến bạn mất tập trung, tổ chức kém và mất sự chú ý đến những chi tiết nhỏ.

Đa nhiệm trong các cuộc gặp gỡ cho thấy khả năng nhận thức xã hội và bản thân thấp. Đó là hai kỹ năng quan trọng thuộc trí tuệ cảm xúc (EQ) giúp bạn thành công trong công việc.

Talent Mart đã thực hiện thử nghiệm trên hơn một triệu người và kết quả là 90% người thành công có chỉ số EQ cao. Nếu đa nhiệm thực sự làm hỏng vùng vòng cung vỏ não trước như nghiên cứu hiện nay cho thấy, nó cũng khiến EQ của bạn giảm mạnh trong quá trình này.

Vì vậy, mỗi khi làm nhiều việc, bạn không chỉ làm tổn hại đến năng suất làm việc, mà còn làm suy giảm chức năng não bộ và những kỹ năng quan trọng để thành công trong sự nghiệp.

Theo Doanh Nhân Sài Gòn/ Forbes